أفضل الطرق لرقمنة مستنداتك
عندما تستعد للتحرك ، يمكنك أن تجد نفسك في مواجهة أ كثير الوثائق الورقية. بطاقات العطلات ، عقود الإيجار ، الرسائل ، المستندات الضريبية ، الملاحظات ، رسومات الشعار المبتكرة – أيا كان – يمكن أن تتراكم مع مرور الوقت. إذا كانت اختياراتك “تبقي” أو “سلة المهملات” فقط ، فقد يكون من الصعب التخلي عنها ، حتى لو اخترت إحدى الطرق الأكثر مسؤولية للتخلص من أغراضك. يجعل الرقمنة هذه القرارات أسهل عن طريق إضافة خيار ثالث: إنشاء نسخة افتراضية لحفظها وداعًا للورقة المادية.
في هذه الأيام ، لا يتطلب الرقمنة سوى هاتف ذكي أو جهاز لوحي ، ولكنك ستحتاج إلى تحسين العملية مع تقليل مخاطر فقدان البيانات.
قرر ماذا تفعل مع أوراقك
في تجربتي – وقد قمت بترقيم الصناديق على صناديق المستندات خلال الأشهر الستة الماضية – لا يوجد سوى عدد قليل من السجلات تستحق الحفاظ عليها بعد إنشاء إصدار رقمي. هذه هي المستندات الحكومية الأصلية ، أو الاتفاقيات القانونية مثل الإرادة أو عقد الإيجار الحالي ، أو العناصر التي قد تفقد شكلها أو معنىها عند تقليلها إلى الصور على الشاشة ، وأي شيء قد ترغب في عرضه في منزلك.
بالطبع ، سيكون هناك استثناءات. ربما قررت أن ترمي كل بطاقة عيد ميلاد ولكن تبقي جدتك أرسلت قبل وفاتها. أو ربما تشعر بأنك أفضل الاحتفاظ بالنسخ الصلبة من كل وثيقة ضريبية ، على الرغم من أن مصلحة الضرائب تقول أنه من المقبول عمومًا إلغاءها بعد ثلاث سنوات. أنت تفعل.
ما ستحتاج لبدء
بعد أن تقرر مصير مستنداتك ، يمكنك العمل. على الأقل ، ستحتاج إلى جهاز محمول وسطح مسطح ونظيف مثل الطاولة. على الرغم من أن هذا من الناحية الفنية بما يكفي للقيام بهذه المهمة ، إلا أنني أوصي أيضًا بوجود جهاز كمبيوتر ، وطريقة لنقل الملفات بين أجهزتك (مثل الكبل أو Airdrop أو التخزين السحابي) ، وبرامج تحرير الصور ، ومحرك احتياطي واحد على الأقل.
إذا كان لديك مجموعة ساحقة حقًا من الأوراق ، فقد ترغب في التفكير في شراء أو استعارة ماسح ضوئي للمساعدة. يمكن للماسح الضوئي الذي يأتي مع وحدة التغذية مسح مجموعة من المستندات بسرعة في وقت واحد بدلاً من القيام بواحدة في وقت واحد ، ويمكن لمعظم الماسحات الضوئية حفظ الصور مباشرة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك أو إلى التخزين السحابي الخاص بك. يمكن أن تعمل الماسحات الضوئية المنزلية التي تهدف إلى المستندات في الغالب على ما بين 100 إلى 500 دولار ، اعتمادًا على ميزاتها وقوتها. قد تكلف الماسحات الضوئية التي تتعامل مع صور عالية الجودة أكثر بكثير.
شخصياً ، بعد استخدام الماسحات الضوئية في البيئات المحلية والمهنية والأكاديمية ، أعتقد أنها رائعة للعمل الأرشيفي ، ولكنها مبالغة في معظم احتياجات رقمنة الناس. لقد استخدمت هاتفي لمشروع الرقمنة الخاص بي وليس لدي أي ندم.
رقمنة مع كاميرا هاتفك
هناك ثلاث طرق سهلة لالتقاط صورة رقمية لأي ورقة باستخدام هاتفك: مع تطبيق الكاميرا الخاص بك ، أو تطبيق مسح مدمج ، أو تطبيق مسح طرف ثالث. أستخدم كل ما هو مناسب ، اعتمادًا على خططي للنسخة الرقمية.
على الرغم من أنك على الأرجح أكثر دراية بتطبيق الكاميرا ، إلا أنه ليس رائعًا بالنسبة للمستندات النصية وخاصةً بشكل خاص للموثوقات متعددة الصفحات. ومع ذلك ، أود استخدام تطبيق الكاميرا المعتاد للبطاقات والفن لأنه يخلق ملفات صور قابلة للتحرير يمكنني تنظيمها بعلامات.
مسح التطبيقات ، وفي الوقت نفسه ، عادة ما يخرج PDFs فقط. يمكنني استخدام هذه الطريقة للوثائق الثقيلة النصية مثل عقود الإيجار والسجلات المالية. يتضمن كل من iOS و Android أدوات المسح المدمجة القادرة تمامًا على تحويل أي مستند إلى PDF. على هاتف Android ، يمكنك استخدام تطبيق محرك الأقراص ؛ باستخدام iPhone ، يمكنك استخدام إما الملفات أو تطبيق Notes. كل هذه تتيح لك ببساطة حمل هاتفك على الورق والانتظار ؛ يحدد التطبيق الصفحة وإنشاء ملف تلقائيًا.
هناك أيضًا عدد من تطبيقات الطرف الثالث التي توفر ميزات إضافية لالتقاط وتحرير وتخزين ملفات PDF. إذا كنت تريد خيارات أكثر من محرك الأقراص أو الملاحظات أو الملفات ، فقد يكون من المفيد التحقق من ما هو موجود.
أفضل طريقة لرقمنة الصور
ضع المستند المسطح في مساحة مضاءة جيدًا بدون ظلال. وزنه إذا لزم الأمر ، ولكن حاول ألا تمنع أي شيء مهم.
لن تهم المعرفة الموسوعة بزوايا الكاميرا هنا. امسك هاتفك مسطحًا ومستولاً على المستند الخاص بك ، دون إلقاء الظلال على الصفحة. أوصي أيضًا بتقسيم صورك على الفور لتوفير الوقت وجعل الصور أسهل في رؤيتها في المعاينات عند التنظيم. إذا كنت تلتقط البطاقات ، فيمكنك تصوير الغلاف والداخلية بشكل منفصل ، ثم استخدم برنامج تحرير الصور لدمجها في ملف واحد.
إذا قمت ببناء مستودع من المستندات الرقمية على هاتفك وتفكر في تركها هناك – لا. هذا مثل خبأ شهادة ميلادك في مجلد في نافذة مفتوحة والثقة في أنها لن تهب. للتخفيف من المخاطر ، نقل المستندات الرقمية إلى جهاز كمبيوتر ، ومحرك احتياطي ، و / أو تخزين سحابة. على الرغم من التطورات في تكنولوجيا التخزين ، لا يزال فقدان البيانات يحدث ، ومن أكثر أمانًا أن تبقي ملفاتك المهمة في موقعين على الأقل في حالة حدوث شيء ما.
إذا كنت تستخدم Google Drive لمسح المستندات الخاصة بك ، فقد قمت بالفعل بتركيبها تلقائيًا إلى السحابة. لإرسال هذه المستندات إلى جهاز آخر لا يمكنه الوصول إلى Google Drive ، يمكنك تنزيلها باستخدام Google Takeout.
إذا كنت تستخدم الملفات أو الملاحظات على iOS ، فيمكنك التحقق للتأكد إعدادات > [your name] > iCloud. إذا كنت تستخدم الملفات وتريد إرسال تلك الملفات إلى مكان آخر ، فانقر فوق ثلاث نقاط في الجزء العلوي اليمين ، ضرب يختار، اختر الملفات التي تريد نقلها ، ولمس شارك أيقونة في أسفل اليسار (مربع مع سهم التصاعدي). إذا كنت تستخدم الملاحظات ، انقر فوق الملاحظة التي تريد نقلها وتحديدها مشاركة ملاحظة. ثم اختر طريقة المشاركة المفضلة لديك وشحنها.
بغض النظر عن مكان وجود ملفاتك – جهاز كمبيوتر أو جهاز محمول أو سحابة – يجب عليك حقًا تنظيمها حتى تتمكن من العثور عليها لاحقًا. إذا كان لديك نظام يناسبك بالفعل ، رائع. ولكن إذا كنت بحاجة إلى استراتيجية ، أوصي بإنشاء مجلدات المستوى الأعلى مثل “البطاقات” و “السجلات” التي تصف أوسع الفئات في مجموعتك. ضمن هذه ، قم بعمل مجلدات أكثر تحديدًا ، مثل “إيجار” و “تحديد”. عندما تصل إلى المجلدات السفلية حيث تعيش الملفات الفعلية ، حاول تسميتها باستمرار. إذا كنت ترغب حقًا في الذهاب بجد ، فيمكنك إضافة علامات وبيانات تعريف أخرى إلى ملفاتك.
من المهم أن نفهم أن الهدف هنا هو عدم التخلص تمامًا من أي شيء يمكن اعتباره فوضى – إنه لإيجاد حل فعال لإدارة العناصر التي نتراكم فيها ونحن نعيش حياتنا. لا بأس في التمسك بعناصر ذات مغزى وإجراء تقييم مقاس لقيمتها من وقت لآخر. بعد كل شيء ، قد يكون الغرق في بحر من الأوراق سيئًا ، لكن العيش حياة خالية من المعنى وقد يكون التذكارات أسوأ.